Att vara tillgänglig på telefon är en viktig del av företagets kundservice. Samtidigt finns det många situationer där det inte är möjligt att besvara varje inkommande samtal. Medarbetare kan vara upptagna i möten, hjälpa andra kunder eller vara frånvarande på grund av lunch, semester eller sjukdom. Med personlig telefonpassning får företaget hjälp att ta emot samtalen även när den ordinarie personalen inte är tillgänglig. Kunden möts av en professionell telefonist i stället för en telefonsvarare eller en lång telefonkö. Genom att anpassa svarstjänsten efter verksamhetens behov kan företaget skapa en mer tillgänglig kundservice utan att behöva anställa ytterligare personal.
Personlig telefonpassning ger kunderna ett professionellt bemötande
SvarDirekt erbjuder personlig telefonpassning för företag och organisationer som vill säkerställa att inkommande samtal blir besvarade. Tjänsten bygger på att riktiga telefonister tar hand om samtalen och bemöter kunderna utifrån företagets önskemål. Verksamheten har funnits sedan 1997 och erbjuder hjälp till företag inom flera olika branscher, bland annat industri, fastighet, bilbranschen, hantverk, bankverksamhet och offentlig sektor.
En av de stora fördelarna med personlig telefonpassning är att kunden får kontakt med en människa. I stället för att mötas av ett automatiserat system eller behöva lämna ett meddelande på en telefonsvarare kan den som ringer få ett personligt bemötande direkt.
För företaget innebär det att kundkontakten kan fortsätta även när den ordinarie personalen är upptagen. Ett inkommande samtal behöver inte avbryta ett pågående kundmöte eller en arbetsuppgift, eftersom telefonisten kan ta emot samtalet och förmedla informationen vidare.
Tjänsten anpassas efter hur företaget vill att samtalen ska hanteras. När ett nytt samarbete inleds sätter sig SvarDirekt in i verksamheten och tar reda på hur telefonisterna ska svara. På så sätt kan samtalen hanteras med hänsyn till företagets arbetssätt och önskemål.
Telefonisten får tillgång till information om företaget på sin skärm när ett samtal kommer in. Därefter besvaras samtalet med den hälsningsfras som verksamheten har valt. Det gör att kunden får ett professionellt mottagande som är anpassat efter företagets identitet.
Om den person som kunden söker inte är tillgänglig kan telefonisten informera om detta och berätta när personen går att nå. Kunden får även möjlighet att lämna ett meddelande som vidarebefordras enligt företagets önskemål.
Genom denna hantering blir det enklare att hålla kontakten med kunderna utan att verksamheten behöver vara ständigt tillgänglig med egen personal.
Så fungerar telefonpassning när företaget är upptaget
Att börja använda en extern svarstjänst behöver inte innebära att företagets befintliga telefonilösning förändras i grunden. SvarDirekts tjänst bygger på att samtalen kopplas över när företaget behöver hjälp med att besvara dem.
För den som använder telefonpassning vid tillfällig frånvaro är det möjligt att koppla över samtalen till en särskild anknytning. Det behöver inte bokas i förväg, vilket gör tjänsten flexibel vid exempelvis sjukdom, lunch eller semester.
Företaget kan även meddela att en medarbetare inte är tillgänglig genom webben, mejl, sms, fax eller telefon. Informationen används sedan för att telefonisterna ska kunna ge rätt besked till de personer som ringer.
Om företagets egen telefonväxel inte hinner svara kan samtalet automatiskt kopplas vidare till SvarDirekt. På så sätt fungerar tjänsten som ett komplement till den befintliga telefonhanteringen.
När samtalet kommer fram får telefonisten upp information om företaget och besvarar samtalet med den överenskomna hälsningsfrasen. Kunden får sedan besked om den eftersökta personens tillgänglighet och möjlighet att lämna ett meddelande.
Meddelandet kan vidarebefordras via exempelvis mejl, sms, fax eller telefon. Företaget väljer själv vilken metod som passar bäst för verksamheten och hur informationen ska förmedlas.
För den som behöver mer omfattande hjälp finns även telefonpassning med koppling. Då kan telefonisten vidarekoppla samtalet till önskat nummer, vilket gör att tjänsten även kan fungera som en extern telefonväxel.
Det är en praktisk lösning för företag där samtalen behöver fördelas mellan flera medarbetare eller funktioner. I stället för att kunden själv ska försöka hitta rätt person kan telefonisten hjälpa till med samtalshanteringen.
Telefonpassning vid lunch semester och sjukdom
Många företag har perioder under arbetsdagen då ingen har möjlighet att svara i telefon. Det kan exempelvis handla om lunchraster, interna möten eller situationer där samtliga medarbetare är upptagna med andra kunder.
Med tillfällig telefonpassning går det att koppla över inkommande samtal under dessa perioder. Kunden får då samma möjlighet till personlig kontakt även om företagets egen personal inte är tillgänglig.
Tjänsten kan också användas vid semester och sjukdom. I stället för att behöva ordna en tillfällig intern lösning kan verksamheten låta SvarDirekts telefonister ta emot samtalen under frånvaron.
För företag som vill informera telefonisterna om anledningen till en tillfällig överkoppling finns möjlighet att meddela detta via mejl. Det ger telefonisterna bättre förutsättningar att hantera samtalen utifrån den aktuella situationen.
Flexibiliteten innebär att företag inte behöver använda telefonpassning i samma omfattning varje dag. Hjälpen kan anpassas efter när verksamheten behöver avlastning.
En extern svarstjänst som anpassas efter verksamhetens behov
Behovet av telefonpassning ser olika ut beroende på företagets storlek, bransch och organisation. Ett mindre hantverksföretag kan behöva hjälp när personalen arbetar ute hos kunder, medan ett större företag kan använda tjänsten som ett komplement till den egna växeln.
SvarDirekt erbjuder flera olika telefonisttjänster, däribland telefonpassning, extern kundtjänst och bokningstjänst. Det gör det möjligt att välja en lösning som motsvarar verksamhetens behov av telefonhantering.
För företag som endast behöver hjälp med att ta emot samtal kan en traditionell telefonpassning vara tillräcklig. Telefonisten svarar, informerar om tillgänglighet och vidarebefordrar meddelanden.
Om behovet är mer omfattande kan tjänsten kompletteras med vidarekoppling. Företaget får då möjlighet att använda SvarDirekt som en extern växel där inkommande samtal kopplas till rätt mottagare.
Det finns även möjlighet att anlita företaget som extern kundtjänst. Då kan telefonisterna hjälpa kunder med olika frågor, exempelvis produktfrågor och felanmälningar.
Vilka uppgifter som ska ingå bestäms utifrån den aktuella verksamheten. När samarbetet inleds går SvarDirekt igenom vad företaget arbetar med och hur samtalen ska hanteras.
Det personliga arbetssättet gör att tjänsten kan anpassas efter olika branscher och kundgrupper. Samtidigt behöver företaget inte själv bygga upp en separat telefonfunktion för att kunna erbjuda personlig service.
Tillgänglighet utan långa telefonköer
En viktig del av SvarDirekts erbjudande är att kunderna ska slippa telefonköer och få ett personligt bemötande. Telefonisterna finns tillgängliga varje vardag mellan klockan 07.30 och 17.30.
Under dessa tider kan företag använda svarstjänsten när behovet uppstår. Det kan handla om återkommande telefonpassning under arbetsdagen eller tillfällig hjälp när den ordinarie personalen inte har möjlighet att svara.
För kunderna innebär lösningen att de får kontakt med en person som kan ta emot deras ärende. Även om den eftersökta medarbetaren inte är tillgänglig behöver kunden inte själv försöka ringa vid upprepade tillfällen för att lämna ett meddelande.
För verksamheten kan detta bidra till bättre kontinuitet i kundkontakten. Samtal tas emot och informationen förmedlas vidare, samtidigt som medarbetarna får möjlighet att koncentrera sig på sina ordinarie arbetsuppgifter.
Kostnadseffektiv telefonpassning utan bindningstid
Att hantera alla inkommande samtal med egen personal kan innebära fasta kostnader för företaget. Särskilt för mindre verksamheter kan det vara svårt att avsätta en medarbetare enbart för telefonhantering när samtalsvolymen varierar under dagen.
Med en extern svarstjänst går det att få hjälp utifrån det faktiska behovet. SvarDirekt erbjuder telefonpassning för företag som behöver avlastning ibland, ofta eller kontinuerligt.
Det gör att verksamheten kan välja ett upplägg som motsvarar hur telefonen används. Ett företag som främst behöver hjälp under lunchrasten behöver inte nödvändigtvis samma lösning som en organisation med omfattande inkommande samtal.
Kostnaden för tjänsten beror på vilken typ av telefonpassning som efterfrågas och verksamhetens behov. Därför lämnas prisuppgifter efter att SvarDirekt har fått mer information om företaget och vilken tjänst som är aktuell.
Det finns ingen bindningstid för tjänsterna. Däremot tillämpas en uppsägningstid på två till sex månader beroende på vilken tjänst som används. Upplägget bygger på ett samarbete där kommunikation och förtroende är viktiga delar.
För den som vill undersöka möjligheten att anlita en extern svarstjänst går det att kontakta SvarDirekt och beskriva verksamhetens behov. Företaget kan då föreslå ett upplägg och lämna information om den aktuella kostnaden.
En annan del av samarbetet är möjligheten att få tips och återkoppling utifrån telefonisternas erfarenheter av kontakten med företagets kunder. Det kan ge verksamheten ytterligare information om hur den inkommande kommunikationen fungerar.
Personlig telefonpassning gör det möjligt att kombinera kundservice med en mer flexibel arbetsdag. Företaget kan fortsätta arbeta med sina ordinarie uppgifter, samtidigt som kunderna får ett professionellt bemötande när de ringer.
Genom att välja hur och när samtalen ska kopplas över kan tjänsten bli ett naturligt komplement till verksamhetens befintliga telefonhantering. Oavsett om behovet uppstår under ett möte, vid lunch eller under en längre frånvaroperiod finns möjlighet att låta en extern telefonist ta emot samtalen och förmedla informationen vidare.